Das Digitalisieren von Daten
In einer Zeit, in der viele Informationen zeitgleich für viele Mitarbeiter eines Unternehmens zur Verfügung stehen müssen, Recherchen zeitnah ablaufen, Entscheidungen kurzfristig getroffen und Antworten sofort gegeben werden müssen, bieten neue Technologien interessante Alternativen.
Hier gehört die digitale Aufbereitung von Schriftverkehr, Vorgängen, Verträgen und Unterlagen zu den wichtigsten Instrumenten. Dies geht deutlich schneller, wenn per EDV Informationen zu finden sind, anstatt eine unbekannte Zahl von Ordnern zu durchsuchen.
Dabei können Sie natürlich auch definieren, wer die Zugriffsberechtigung für die Dokumente bzw. selbst für einzelne Segmente erhält.
Genereller Ablauf
Unsere Softwareprogramme fertigen immer ein optisches Bild des gesamten Dokuments an und ermöglichen zudem, mit Hilfe der von Ihnen vorgegebenen Merkmale, innerhalb dieses Dokuments Einzelbereiche herauszufiltern und so schnelle Recherchen durchzuführen. Die Basispapiere für einen Scanvorgang, wie zum Beispiel Blätter in DIN A3, DIN A4, DIN A5, Notizpapier oder Post-Its, bleiben innerhalb der digitalisierten Akte miteinander verbunden. Die Struktur des Dossiers bleibt dabei immer erhalten und die elektronische Datei spiegelt dies eins zu eins wider. Eine schnelle optische Suche wird über OCR und ein Inhaltsverzeichnis ermöglicht. Der zeitliche Aufwand für den gesamten Vorgang des Scannens ist auf Grund der personellen, organisatorischen und technischen Ausstattung auf ein Minimum reduziert.
