Archivage
Notre approche de l'archivage va bien au-delà du simple stockage de vos documents et supports de données. Nous pensons qu'un système de service complet et centré sur l'utilisateur est la pierre angulaire d'un processus efficace et rationalisé.
Archivage - Gestion des documents
L'archivage et la gestion des documents sont des éléments essentiels pour maintenir la conformité avec les réglementations externes, répondre aux exigences internes et soutenir les processus commerciaux de votre entreprise. Chez Streff, nous sommes spécialisés dans la collaboration étroite avec vous pour concevoir et améliorer des stratégies logistiques adaptées au stockage, à la récupération et à la gestion efficaces de vos archives. En vous associant à nous, vous pouvez vous assurer que les documents de votre entreprise sont méticuleusement gérés et préservés, constituant ainsi une base fiable pour la continuité des opérations et la conformité aux réglementations. Notre approche globale de l'archivage garantit que vos données restent sécurisées, accessibles et bien organisées, ce qui favorise à la fois l'efficacité et la tranquillité d'esprit dans vos opérations commerciales.
Services
Service de collecte et de livraison
Si vous avez besoin d'accéder à vos dossiers ou documents ou si vous souhaitez en stocker d'autres, nous pouvons vous proposer un service de livraison. Notre service express vous permet de recevoir vos fichiers dans un délai de 3 heures, et jusqu'à 24 heures avec notre service normal.
N'oubliez pas qu'une planification logistique appropriée est nécessaire pour les gros volumes de transport.
Encodage & indexation
Il est impératif pour nous de situer les archives que vous nous confiez selon vos souhaits et d'en faire un inventaire régulier. Nous utilisons des codes-barres qui nous permettent de localiser vos archives à tout moment. Il permet également de garder une trace de tous les mouvements, depuis la prise en charge initiale jusqu'à la destruction des archives.
Gestion des archives sur site
Si vous avez des archives et que vous souhaitez les organiser dans vos locaux, nous pouvons envoyer notre archiviste spécialisé dans vos bureaux pour faire un inventaire complet de vos archives avec un système de code-barres.
Si vous optez pour ce service et que vous décidez de transférer vos archives dans notre entrepôt, il ne sera pas nécessaire de créer un nouvel inventaire.
La sécurité de vos archives
La plupart des entreprises stockent leurs données sur papier, CD, DVD, DLT, bandes ou disques durs. La sécurité de tous les types de fichiers et de supports de données stockés revêt une importance égale et particulière. Vos fichiers ne sont pas accessibles à des tiers.
Bureau d'urgence
Afin de pouvoir accéder aux archives sur place, nous mettons à la disposition de nos clients un bureau dédié.
Gestion complète des archives
Numérisation, archivage et destruction sécurisée. En combinant nos services, nous pouvons fournir à votre entreprise un service complet pour optimiser la gestion de vos documents.
Nos solutions de stockage d'archives
Archivage en conteneur
En boîtes
L'utilisation de conteneurs en acier pour le stockage d'archives présente de nombreux avantages. Ils facilitent l'accès individuel aux documents, qui sont conservés en toute sécurité dans une boîte en acier séparée. En outre, le conteneur peut être protégé par des serrures ou des scellés.
L'utilisation de méthodes d'archivage des boîtes permet de maximiser l'utilisation de la capacité de stockage de votre conteneur.
En outre, cette approche permet de transporter l'ensemble des archives vers et depuis votre lieu de travail sans qu'il soit nécessaire d'accéder à l'intérieur du conteneur.
Archivage en conteneur
Sur étagères
Le stockage d'archives dans un conteneur en acier présente de nombreux avantages. Il permet un accès individuel à chaque document stocké, qui est conservé dans une boîte en acier distincte. En outre, le conteneur peut être sécurisé par des serrures ou des scellés.
De plus, l'archivage des documents sur des étagères, personnalisées en fonction des besoins spécifiques de vos archives, garantit que chaque archive est facilement accessible.
Archivage sur palettes
En boîtes
Cette méthode illustre l'approche la plus simple du stockage sécurisé des dossiers. Les unités d'emballage sont munies d'un code-barres et placées sur des palettes, qui sont ensuite stockées dans des rayonnages à grande hauteur. Les archives sont d'abord mises en boîte, puis disposées sur ces palettes. Les palettes sont placées sur des rayonnages mobiles d'une hauteur de six à douze étages.
Chaque palette est recouverte d'une housse plastique blanche et opaque qui la protège de la poussière et de l'humidité, préservant ainsi la confidentialité.
Avantages de l'archivage hors site
Renforcer la sécurité
Des mesures de sécurité avancées telles qu'une surveillance 24/7, des contrôles d'accès sécurisés et des systèmes d'extinction d'incendie. Vos documents sensibles sont ainsi bien protégés contre le vol, les dommages et l'accès non autorisé.
Améliorer l'efficacité et la productivité
L'externalisation de vos besoins d'archivage permet à votre personnel de se concentrer sur les activités principales de l'entreprise plutôt que d'être accaparé par des tâches de gestion et de stockage de documents.
Maximiser l'espace de bureau
En stockant les documents hors site, vous libérez un espace de bureau précieux, ce qui réduit la nécessité d'une infrastructure de stockage supplémentaire et diminue les coûts liés à l'espace et à la maintenance.
Amélioration de la continuité des activités
En cas d'événements inattendus perturbant les opérations sur site, le stockage des archives hors site garantit que les documents commerciaux essentiels restent accessibles, ce qui permet de poursuivre les activités de l'entreprise.
Améliorer la traçabilité
Les services d'archivage professionnels proposent des systèmes de catalogage et d'indexation qui permettent de retrouver rapidement les documents et d'en améliorer la traçabilité.
Respecter la législation
Les fournisseurs de services d'archivage hors site respectent souvent des normes et des réglementations strictes en matière de conformité, ce qui garantit que vos documents répondent aux exigences du secteur en matière de protection des données et d'archivage.
FAQ : Gestion des archives
Nous nous chargeons de l'encodage pour vous, en transcrivant tout ce qui est écrit à l'extérieur du classeur ou de la boîte. Comme nous n'en connaissons pas le contenu, il vous incombe d'étiqueter l'extérieur des archives de manière à ce que toute personne susceptible de vous succéder puisse les comprendre.
En outre, vous pouvez choisir d'attribuer un numéro de référence dans votre feuille Excel interne, de ne noter que cette référence sur les archives et de détailler autant que vous le souhaitez à l'extérieur. Cette méthode permet d'éviter de longues écritures sur l'archive et d'éventuelles erreurs d'encodage.
Une fois que Streff a collecté les documents, comment sont-ils organisés et comment cela nous est-il communiqué pour un meilleur suivi ?
Après traitement chez Steff, nous vous remettons un inventaire. Chaque classeur ou archive se voit attribuer un code-barres unique. Vous pouvez demander les archives soit par votre référence (l'étiquette à l'extérieur), soit par cet identifiant de code-barres unique.
Vous pouvez demander une mise à jour de l'inventaire à tout moment et aussi souvent que nécessaire, sans frais supplémentaires.
L'inventaire comprend également la date d'entrée, la date de sortie (s'il vous est rendu), la date de retour (lorsqu'il nous est rendu) et la date de destruction (le cas échéant).
Comment Streff gère-t-il la destruction des documents que nous ne sommes plus tenus de conserver ? Comment pouvons-nous gérer cela avec Streff ?
Il est recommandé d'indiquer l'année de destruction lors de l'étiquetage externe de vos archives. En règle générale, vous ajoutez 10 ans plus un à la date du document le plus récent de l'archive. Par exemple, si le dernier document est daté de 2018, les archives peuvent être détruites à partir de janvier 2029.
La période de conservation de dix ans est une norme obligatoire pour les documents ordinaires des sociétés en vertu de la loi luxembourgeoise.
Nous vous informerons de l'approche de la date de conservation et vous contacterons pour confirmation. Nous ne détruirons aucun document sans votre accord explicite.
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