Numérisation
Numérisez votre entreprise grâce à la numérisation de documents. Transformez vos documents papier en archives électroniques, en vous assurant que tout ce dont vous avez besoin est stocké en toute sécurité, en facilitant vos recherches et en rendant vos documents plus accessibles.
Numérisation de documents
Notre organisation est équipée pour numériser une large gamme de documents pour votre entreprise, y compris les factures, le courrier postal entrant, les textes juridiques, les dossiers administratifs, les documents relatifs aux ressources humaines, les contrats, les demandes d'assurance, les dossiers médicaux, les relevés bancaires, et bien d'autres encore.
Forts de plus de deux décennies d'expertise en matière d'indexation et d'archivage de documents, nous avons perfectionné nos connaissances et notre équipement pour vous offrir un service exceptionnel. Nos services de numérisation sont exécutés par une équipe de professionnels hautement qualifiés et agréés en matière de sécurité, qui s'engagent à fournir une numérisation de documents de la plus haute qualité. Nous nous adressons aux institutions, aux entreprises et aux services de toutes tailles et de tous secteurs.
Nos services
Numérisation
Nous collectons ou recevons vos documents et proposons un service de numérisation express pour numériser rapidement vos archives, à votre convenance. Ce service flexible vous permet de maintenir votre rythme tout en assurant une gestion et une récupération rapides et efficaces de vos documents.
Digital mailroom
Nous recevons votre courrier postal, avec un profil soigneusement établi, nous classons vos lettres, les scannons et les distribuons par e-mail aux personnes concernées, nous archivons les documents qui doivent l'être tandis que les autres sont détruits en toute sécurité avec un certificat.
Gestion complète des documents
Numérisation, archivage et destruction sécurisée. En combinant nos services, nous pouvons fournir à votre entreprise un service complet pour optimiser la gestion de vos documents.
Faciliter la recherche
Grâce à la technologie OCR, vos documents deviennent consultables, ce qui permet une recherche rapide et efficace des informations. Cela améliore l'accessibilité et accélère les flux de travail, vous permettant de trouver des données pertinentes en quelques secondes, optimisant ainsi votre efficacité opérationnelle et votre productivité.
Extraction de données
L'extraction des données au cours du processus de numérisation nous permet de capturer les informations essentielles avec rapidité et précision. Cela facilite la récupération, le traitement efficace et la gestion rationalisée de vos documents, améliorant ainsi votre efficacité opérationnelle et votre productivité.
FAQ: Numérisation
Numérisation complète de documents en PDF/A couleur
Notre société est spécialisée dans la conversion de vos documents physiques en PDF/A couleur, le format standard ISO pour l'archivage à long terme. Nos services de numérisation avancés garantissent que vos documents sont conservés dans des formats numériques de haute qualité et facilement accessibles.
Conventions de dénomination et options d'indexation flexibles
Nous proposons plusieurs approches flexibles pour nommer et organiser vos documents numérisés :
- Un seul PDF par classeur/boîte à dossiers : Nous pouvons numériser l'intégralité d'un classeur ou d'une boîte à dossiers en un seul fichier PDF. Ce fichier est nommé en fonction de l'étiquette externe du classeur ou de la boîte et comprend un code-barres unique qui le relie au document physique. Ces informations sont intégrées dans les métadonnées du PDF pour faciliter la consultation.
- Structure de dossier organisée : Nous pouvons également créer un dossier nommé d'après l'étiquette et le code-barres du classeur. Dans ce dossier, chaque intercalaire du classeur ou chaque section de la boîte à dossiers aura son propre PDF, nommé en conséquence. Chaque PDF contient le code-barres correspondant dans ses métadonnées.
Options de livraison pratiques
Nous fournissons vos documents numériques dans le format qui vous convient le mieux. Les options comprennent le transfert sécurisé de fichiers, le DVD, l'USB ou le disque dur. Notre technologie OCR convertit vos documents en texte lisible par une machine, ce qui permet une identification et une classification automatiques sur la base des paramètres que vous avez spécifiés.
Capacités de recherche avancée
Pour la recherche dans vos archives numériques, des outils standard tels que l'explorateur de fichiers de Windows sont pris en charge. Pour une recherche plus poussée, nous vous recommandons d'utiliser « Agent Ransack » ou d'autres technologies de moteur de recherche puissantes pour localiser efficacement vos documents.
Comment les documents numérisés seront-ils reliés aux archives physiques ?
Chaque document numérique est relié de manière transparente à son équivalent physique grâce à un système de code-barres unique. Voici comment cela fonctionne :
1. Intégration des codes-barres pour une traçabilité aisée
- Identifiant unique: Un code-barres unique est attribué à chaque document physique. Ce code-barres est affiché de manière visible sur le document ou son dossier.
- Référence numérique: Au cours du processus de numérisation, le code-barres est intégré dans les métadonnées ou dans le nom du fichier PDF. Cela garantit que chaque document numérique peut être facilement retracé jusqu'à sa version physique.
2. Localisation de documents physiques à partir d'archives numériques
- Métadonnées et noms de fichiers: Pour trouver le document physique, il suffit de vérifier les métadonnées ou le nom du PDF. Le code-barres intégré dans ces informations sert de lien de référence.
- Récupération de codes-barres: Notez le code-barres du document numérique et contactez-nous avec cet identifiant. Nous utilisons le code-barres pour localiser et récupérer le document physique exact dans nos archives.
Quels fichiers dois-je numériser ? Dois-je numériser tous mes fichiers à Streff ?
La numérisation de vos documents peut vous permettre de gagner en efficacité dans la gestion de votre temps. En règle générale, tous les dossiers ne sont pas essentiels aux activités quotidiennes ou ne nécessitent pas une disponibilité immédiate. Il est prudent de ne numériser que les documents qui sont essentiels à vos activités et qui nécessitent un accès régulier. Pour faciliter une transition progressive vers des archives entièrement numériques, vous pouvez envisager de numériser les dossiers au fur et à mesure que le besoin s'en fait sentir. Au lieu de recevoir des copies physiques, nous pouvons vous livrer directement une version numérisée du document demandé.
Vous êtes intéressé ?
Contactez dès aujourd'hui l'expert luxembourgeois en matière de déménagement, de stockage, d'archivage et de destruction.
Nous proposons des solutions globales adaptées à tous vos besoins.
