Digitalisierung
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen durch das Scannen von Dokumenten. Übertragen Sie Ihre Papierdokumente in ein elektronisches Archiv und stellen Sie sicher, dass alles, was Sie benötigen, sicher gespeichert wird, sodass Sie einfacher danach suchen können und Dokumente leichter zugänglich sind.
Scannen - Dokumentendigitalisierung
Unsere Organisation ist in der Lage, eine Vielzahl von Dokumenten für Ihr Unternehmen zu scannen, darunter Rechnungen, eingehende Post, Rechtstexte, Verwaltungsunterlagen, Personaldokumente, Verträge, Versicherungsansprüche, Krankenakten, Kontoauszüge und vieles mehr.
Mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung in der Indexierung und Archivierung von Dokumenten haben wir unser Wissen und unsere Ausrüstung verfeinert, um Ihnen einen außergewöhnlichen Service zu bieten. Unsere Scandienstleistungen werden von einem Team hochqualifizierter und sicherheitsüberprüfter Fachleute ausgeführt, die sich der Bereitstellung von Scandienstleistungen in höchster Qualität verschrieben haben. Wir bedienen Institutionen, Unternehmen und Dienstleister aller Größen und Branchen.
Unser Serviceangebot
Scanning
Wir holen Ihre Dokumente ab oder nehmen sie in Empfang und bieten Express-Scans an, um Ihre Archive schnell und nach Ihren Wünschen zu digitalisieren. Dieser flexible Service ermöglicht es Ihnen, Ihr Tempo beizubehalten und gleichzeitig eine schnelle und effiziente Dokumentenverwaltung und -abfrage zu gewährleisten.
Digital mailroom
Wir nehmen Ihre Post entgegen, erstellen ein sorgfältig ausgearbeitetes Profil, klassifizieren Ihre Briefe, scannen sie ein und leiten sie per E-Mail an die zuständigen Personen weiter. Wir archivieren die Dokumente, die archiviert werden müssen, während andere sicher und mit Zertifikat vernichtet werden.
Vollständige Aktenverwaltung
Scannen, Archivieren und sichere Vernichtung. Mit einer Kombination unserer Dienstleistungen können wir Ihrem Unternehmen einen umfassenden Service zur Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung bieten.
Durchsuchbarkeit aktivieren
Mit der OCR-Technologie werden Ihre Dokumente durchsuchbar, sodass Informationen schnell und effizient abgerufen werden können. Dies verbessert die Zugänglichkeit und beschleunigt Arbeitsabläufe, sodass Sie relevante Daten in Sekundenschnelle finden und so Ihre betriebliche Effizienz und Produktivität optimieren können.
Datenextraktion
Die Datenextraktion während des Scanvorgangs ermöglicht es uns, wichtige Informationen schnell und präzise zu erfassen. Dies erleichtert das Abrufen, die effiziente Verarbeitung und die optimierte Verwaltung Ihrer Dokumente und steigert Ihre betriebliche Effizienz und Produktivität.
FAQ: Digitalisierung
Umfassendes Scannen von Dokumenten in farbige PDF/A-Dateien
Unser Unternehmen ist darauf spezialisiert, Ihre physischen Dokumente in farbige PDF/A-Dateien umzuwandeln, das ISO-Standardformat für die Langzeitarchivierung. Unsere fortschrittlichen Scan-Services stellen sicher, dass Ihre Dokumente in hochwertigen, leicht zugänglichen digitalen Formaten aufbewahrt werden.
Flexible Namenskonventionen und Indexoptionen
Wir bieten verschiedene flexible Ansätze für die Benennung und Organisation Ihrer gescannten Dokumente:
- Einzelne PDF-Datei pro Ordner/Aktenkiste: Wir können einen ganzen Ordner oder eine ganze Aktenkiste in eine PDF-Datei scannen. Diese Datei wird nach dem externen Etikett des Ordners oder der Kiste benannt und enthält einen eindeutigen Barcode, der sie mit dem physischen Dokument verknüpft. Diese Informationen werden zur einfachen Bezugnahme in die PDF-Metadaten eingebettet.
- Organisierte Ordnerstruktur: Alternativ können wir einen Ordner erstellen, der nach dem Etikett und dem Barcode des Ordners benannt ist. In diesem Ordner erhält jede Trennwand im Ordner oder in den Abschnitten des Aktenkastens eine eigene PDF-Datei mit entsprechendem Namen. Jede PDF-Datei enthält den entsprechenden Barcode in ihren Metadaten.
Bequeme Lieferoptionen
Wir stellen Ihre digitalen Dokumente in dem für Sie bequemsten Format bereit. Zu den Optionen gehören sichere Dateiübertragung, DVD, USB oder Festplatte. Unsere OCR-Technologie wandelt Ihre Dokumente in maschinenlesbaren Text um und ermöglicht so eine automatische Identifizierung und Klassifizierung auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Parameter.
Erweiterte Suchfunktionen
Für die Suche in Ihrem digitalen Archiv werden Standardtools wie der Windows-Datei-Explorer unterstützt. Für eine erweiterte Suche empfehlen wir „Agent Ransack“ oder andere leistungsstarke Suchmaschinen-Technologien, um Ihre Dokumente effizient zu finden.
Wie werden die gescannten Dokumente mit dem physischen Archiv verknüpft?
Jedes digitale Dokument ist über ein einzigartiges Strichcodesystem nahtlos mit seinem entsprechenden physischen Gegenstück verknüpft. Und so funktioniert es:
1. Barcode-Integration für einfache Rückverfolgbarkeit
- Eindeutige Kennung: Jedes physische Dokument erhält einen eindeutigen Barcode. Dieser Barcode ist deutlich auf dem Dokument oder in seinem Ordner sichtbar.
- Digitale Referenz: Während des Scanvorgangs wird der Barcode in die Metadaten integriert oder in den Namen der PDF-Datei aufgenommen. Dadurch kann jedes digitale Dokument leicht zu seiner physischen Version zurückverfolgt werden.
2. Physische Dokumente aus digitalen Archiven lokalisieren
- Metadaten und Dateibenennung: Um das physische Dokument zu finden, überprüfen Sie einfach die Metadaten oder den Namen der PDF-Datei. Der in diese Informationen eingebettete Barcode dient als Referenzlink.
- Barcode-Abruf: Notieren Sie den Barcode aus dem digitalen Dokument und kontaktieren Sie uns mit dieser Kennung. Wir verwenden den Barcode, um das physische Dokument in unseren Archiven zu finden und abzurufen.
Welche Dateien sollte ich scannen? Sollte ich alle meine Dateien bei Streff scannen?
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente kann zu einer erheblichen Effizienzsteigerung im Zeitmanagement führen. Im Allgemeinen sind nicht alle Dateien für den täglichen Betrieb unerlässlich oder erfordern eine sofortige Verfügbarkeit. Es ist ratsam, sich auf das Scannen nur der Dokumente zu konzentrieren, die für Ihren Betrieb von entscheidender Bedeutung sind und einen regelmäßigen Zugriff erfordern. Um einen schrittweisen Übergang zu einem vollständig digitalen Archiv zu erleichtern, können Sie erwägen, Dateien nach Bedarf zu scannen. Anstatt physische Kopien zu erhalten, können wir Ihnen eine gescannte Version des angeforderten Dokuments direkt zustellen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
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