Archivierung
Unser Archivierungsansatz geht weit über die reine Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Datenträger hinaus. Wir sind der Meinung, dass ein umfassendes und benutzerorientiertes Service-System der Grundstein für einen effektiven und optimierten Prozess ist.
Archivierung – Aktenverwaltung
Archivierung und Aktenverwaltung sind wesentliche Elemente für die Einhaltung externer Vorschriften, die Erfüllung interner Anforderungen und die Unterstützung der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Wir bei Streff sind darauf spezialisiert, eng mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um Logistikstrategien zu entwerfen und zu verbessern, die auf die effiziente Lagerung, Abfrage und Verwaltung Ihrer Archive zugeschnitten sind. Durch eine Partnerschaft mit uns können Sie sicherstellen, dass die Unterlagen Ihres Unternehmens sorgfältig verwaltet und aufbewahrt werden, was eine zuverlässige Grundlage für die betriebliche Kontinuität und die Einhaltung von Vorschriften bildet. Unser umfassender Ansatz bei der Archivierung stellt sicher, dass Ihre Daten sicher, zugänglich und gut organisiert bleiben, was sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit in Ihren Geschäftsabläufen fördert.
Services
Abhol- und Lieferservice
Wenn Sie auf Ihre Dateien oder Dokumente zugreifen müssen oder zusätzliche speichern möchten, bieten wir Ihnen einen Lieferservice an. Mit unserem Express-Service erhalten Sie Ihre Dateien innerhalb von 3 Stunden, mit unserem normalen Service innerhalb von 24 Stunden.
Denken Sie daran, dass für große Transportvolumen eine angemessene logistische Planung erforderlich ist.
Erfassung und Indexierung
Es ist für uns unerlässlich, die Archive, die Sie uns überlassen, gemäß Ihren Wünschen zu ordnen und regelmäßig zu inventarisieren. Wir verwenden Strichcodes, mit denen wir sicherstellen können, dass Ihre Archive immer auffindbar sind. Sie helfen uns auch dabei, alle Bewegungen von der ersten Übernahme bis zur Vernichtung des Archivs zu verfolgen.
Archivverwaltung vor Ort
Wenn Sie über Archive verfügen und diese in Ihren Räumlichkeiten organisiert haben möchten, können wir unseren spezialisierten Archivar in Ihr Büro schicken, um eine vollständige Bestandsaufnahme Ihres Archivs mit einem Strichcodesystem durchzuführen.
Wenn Sie sich für diesen Service entscheiden und sich am Ende dafür entscheiden, Ihr Archiv in unser Lager zu verlegen, ist es nicht notwendig, ein neues Inventar zu erstellen.
Sicherheit für Ihr Archiv
Die meisten Unternehmen speichern ihre Daten auf Papier, CDs, DVDs, DLTs, Bändern oder Festplatten. Die Sicherheit aller verschiedenen Arten von gespeicherten Dateien und Datenträgern ist gleichermaßen und von besonderer Bedeutung. Ihre Dateien sind für Dritte nicht zugänglich.
Notfallbüro
Um vor Ort auf Archive zugreifen zu können, bieten wir unseren Kunden ein eigenes Büro an.
Vollständige Aktenverwaltung
Scannen, Archivieren und sichere Vernichtung. Mit einer Kombination unserer Dienstleistungen können wir Ihrem Unternehmen einen umfassenden Service zur Optimierung Ihrer Dokumentenverwaltung bieten.
Unsere Archiv-Lagerlösungen
Archivierung in Containern
In Kartons
Die Verwendung von Stahlcontainern zur Archivierung bietet zahlreiche Vorteile. Sie erleichtern den individuellen Zugriff auf Dokumente, die sicher in einer separaten Stahlbox aufbewahrt werden. Darüber hinaus kann der Container mit Schlössern oder Siegeln gesichert werden.
Durch die Verwendung von Box-Archivierungsmethoden wird die Speicherkapazität Ihres Containers optimal genutzt.
Außerdem ermöglicht dieser Ansatz den Transport des gesamten Archivs zu und von Ihrem Standort, ohne dass auf das Innere des Containers zugegriffen werden muss.
Archivierung in Containern
In Regalen
Die Aufbewahrung von Archiven in einem Stahlcontainer bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht den individuellen Zugriff auf jedes gespeicherte Dokument, das in einer separaten Stahlbox aufbewahrt wird. Darüber hinaus kann der Container mit Schlössern oder Siegeln gesichert werden.
Darüber hinaus gewährleistet die Archivierung von Dokumenten in Regalen, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Archive zugeschnitten sind, dass jedes Archiv leicht zugänglich ist.
Archivierung auf Paletten
In Kartons
Diese Methode ist ein Beispiel für den einfachsten Ansatz zur sicheren Aufbewahrung von Akten. Verpackungseinheiten werden mit einem Strichcode versehen und auf Paletten platziert, die dann in Hochregalsystemen gelagert werden. Zunächst werden die Archive in Kartons verpackt und anschließend auf diesen Paletten angeordnet. Die Paletten werden in mobilen Regalen untergebracht, die sechs bis zwölf Stockwerke hoch sind.
Jede Palette ist mit einer weißen, undurchsichtigen Plastikhülle umhüllt, um sie vor Staub und Feuchtigkeit zu schützen und so die Vertraulichkeit zu wahren.
Vorteile der externen Archivierung
Erhöhte Sicherheit
Fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen wie 24/7-Überwachung, sichere Zugangskontrollen und Feuerlöschanlagen. Wir sorgen dafür, dass Ihre sensiblen Dokumente gut vor Diebstahl, Beschädigung und unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Effizienz und Produktivität steigern
Durch die Auslagerung Ihrer Archivierungsanforderungen können sich Ihre Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren, anstatt sich mit Dokumentenmanagement und Speicheraufgaben aufzuhalten.
Maximieren Sie Ihre Bürofläche
Durch die Auslagerung von Dokumenten schaffen Sie wertvollen Büroraum, reduzieren den Bedarf an zusätzlicher Lagerinfrastruktur und senken die Kosten für Platz und Wartung.
Verbesserte Geschäftskontinuität
Im Falle unerwarteter Ereignisse, die den Betrieb vor Ort stören, stellt die externe Archivierung sicher, dass wichtige Geschäftsunterlagen weiterhin zugänglich sind und der Geschäftsbetrieb kontinuierlich aufrechterhalten werden kann.
Verbessern Sie die Rückverfolgbarkeit
Professionelle Archivierungsdienste bieten Katalogisierungs- und Indexierungssysteme, die das Auffinden von Dokumenten beschleunigen und die Rückverfolgbarkeit verbessern.
Gesetzgebung einhalten
Anbieter von externen Archivierungsdiensten halten sich oft an strenge Compliance-Standards und -Vorschriften, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente den Branchenanforderungen für Datenschutz und Aktenführung entsprechen.
FAQ: Archivverwaltung
Wir übernehmen die Verschlüsselung für Sie und übertragen alles, was auf der Außenseite des Ordners oder der Aktenbox steht. Da wir den Inhalt nicht kennen, liegt es in Ihrer Verantwortung, die Außenseite des Archivs so zu beschriften, dass jeder, der Ihre Nachfolge antritt, sie verstehen kann.
Zusätzlich können Sie in Ihrer internen Excel-Tabelle eine Referenznummer zuweisen, diese Referenz im Archiv vermerken und auf der Außenseite so viele Details wie gewünscht angeben. Diese Methode vermeidet umfangreiches Beschriften des Archivs und mögliche Codierungsfehler.
Wie werden die Dokumente organisiert, sobald Streff sie eingesammelt hat, und wie wird uns dies mitgeteilt, damit wir sie optimal nachverfolgen können?
Nach der Bearbeitung bei Steff stellen wir Ihnen ein Inventar zur Verfügung. Jeder Ordner oder jedes Archiv erhält eine eindeutige Barcode-Kennung. Sie können das Archiv entweder anhand Ihrer Referenz (dem Etikett auf der Außenseite) oder anhand dieser eindeutigen Barcode-Kennung anfordern.
Sie können jederzeit und so oft wie nötig eine Aktualisierung des Inventars anfordern, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen.
Die Bestandsaufnahme enthält auch das Eingangsdatum, das Ausgangsdatum (falls es an Sie zurückgesendet wird), das Rückgabedatum (wenn es an uns zurückgesendet wird) und das Vernichtungsdatum (falls zutreffend).
Wie geht Streff mit der Vernichtung von Dokumenten um, die wir nicht mehr aufbewahren müssen? Wie handhaben wir das mit Streff?
Es wird empfohlen, das Jahr der Vernichtung auf dem äußeren Etikett Ihres Archivs anzugeben. In der Regel addieren Sie 10 Jahre plus eins zum Datum des neuesten Dokuments im Archiv. Wenn das neueste Dokument beispielsweise aus dem Jahr 2018 stammt, kann das Archiv ab Januar 2029 vernichtet werden.
Die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist ein verbindlicher Standard für gewöhnliche Unternehmensdokumente nach luxemburgischem Recht.
Wir werden Sie benachrichtigen, wenn das Aufbewahrungsdatum näher rückt, und Sie um eine Bestätigung bitten. Wir werden keine Dokumente ohne Ihre ausdrückliche Bestätigung vernichten.
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